起業するまでは、あたりまえに会社に存在したいろいろな申請書類。
起業後はそういう書式も全て自分で作る必要があります。
今回は、起業後にあった方がいいなって思われる社内の申請書類をGoogleフォームやスプレッドシートで作成したものを公開させていただきます。
今回の記事は、たまにGoogle検索が嫌いになりそうになりますが、基本Googleが大好きな小松宣郷が担当です。
※ 起業時じゃなくても、旅費の精算や購買申請など紙をお使いの企業さんは結構使えるかも。
あと、エントリーフォームなどは自社の求人ページに埋め込むだけで使えるので、都度都度で採用したい人材って変わると思うので、その都度編集するなどすれば便利だと思います。
使い方は、各書式のリンクからテンプレートを開いて頂き、コピーして自社用に加工してお使い頂ければと思います。
※ スプレッドシートはロックかけてますが、フォーム送信するとスプレッドシートに転記されますのでご注意くださいね！
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便利なGoogleフォーム |
便利な書式とテンプレートおまけ |
旅費精算フォーム
出張に行った際に、交通費などの実費とは別に1日当たり〇〇〇〇円など、会社から職階により定額が支払われていた方もいらっしゃると思います。
その際、会社に旅費日当の請求をしてたと思うのですが、このフォームとスプレッドシートは、申請と承認や支払いなどを管理できるようにしたものです。
出張帰りにスマホで提出可能なので出張行く側にとっても楽です！
企業により、日当の単価は違うと思うので、スプレッドシートから［フォームを編集］を選択して単価や内容修正し、自社に合うようにして活用下さい。
※ まずは、［ファイル］→［コピーを作成］してからご活用ください！
物品購買申請フォーム
消耗品などオフィスに必要なものの購入に、申請用紙をもちいると、上長のところで止まってしまったり、紙が紛失してしまうことってないでしょうか？
Googleのフォームとスプレッドシートを活用すれば、申請も簡単ですし、承認も外部からスマートホンですることが可能です。
また、スプレッドシートに申請履歴が残りますので、いつ購入したかなども全てデータとして残るので便利です。
実際に購入する、総務や経理担当者の方は、[承認]の列に変更があった時に、通知が来るように設定すればかなり便利です！
※ [ツール]→[通知ルール]→[次のいずれかのセルが変更された時]を選択し、[承認]の列を選択すればＯＫです。承認する方は、[ユーザーがフォームを送信したとき]に設定すれば、申請があった時だけ通知が来るので便利っす。
研修報告書（社内用・社外用）フォーム
社内外での研修についてもフォームとスプレッドシートで管理しておくとかなり便利です。
すべての報告書がスプレッドシートで管理出来ますし、外部の研修を受けて直帰する際に、スマートホンで研修報告書を提出することも可能です！
休暇届フォーム
休暇届の申請フォームです。
こちらも、スプレッドシートに記録されますので便利です！
直行・直帰がある職場でしたら、こちらのフォームを編集して追加すれば同じ申請フォームで、同じスプレッドシートで管理できるので便利ですね！
会議録＆会議費申請フォーム
スタッフ同士の打合せや、お客様や外注先との打合せで、飲食店を使うことってありますよね！
この飲食費なんですが、得意先や仕入先を接待・供応・慰安するのが目的の場合は、接待交際費として課税されちゃいます。
でも、会議が目的の場合は課税されません。
ただし、領収証では目的がわからないので、この会議録を作ることで税務上の接待交際費じゃないですよってことを証明するために活用します。
※ 今年の税制改正で接待交際費についてはかなり緩くはなったのですが、年間800万円を超える場合は活用しても損はないと思います。
（税務上だけじゃなく、会議については議事録必要ですしね！）
エントリーフォーム
起業後、すぐの方もおられますし、少し軌道にのってからって方もおられますが、企業を成長させていくためには仲間が必要不可欠です。その仲間を募集する際に、履歴書・職務経歴書だけでは、面接した方がいいのか、しなくてもいい方なのか判断が難しい時ってありませんか？
中央会計では、まず下記のエントリーフォームを送って頂き、履歴書を頂くかどうかを決めています。エントリーフォーム内で、「なんでうちの会社なの？」「求人企業に求めるものは？」「それなんで？」などを記載頂きエントリーして頂いています。
面接前にどんな考えをもってエントリーして頂いてるかわかって便利です。
また、お聞きする内容も活用していくうちに変わっていくので簡単に編集できるGoogleフォームは便利です。
これは、社内じゃないので自動返信用のスクリプトを設定すれば尚良しですね！
自動返信を設定するなら下記サイトを参照すれば簡単です。
Google Driveでフォームの投稿に確認メールを自動返信する方法
便利な書式とテンプレートおまけ！
旅費規程
旅費日当の申請をする前に、まずは旅費規定を作成し、職階による単価などを決定する必要があります！
旅費規程のテンプレート
株主総会議事録（役員報酬決定）
通常、起業後（法人設立の場合です）一番最初に株主総会で決定しないといけないことは役員報酬の額になります。社会保険に加入するにも株主総会議事録が必要になります。こちらのテンプレートを編集して頂ければ便利かなと！
株主総会議事録（役員報酬決定）テンプレート
売上・粗利益 管理表
中央会計の起業後のお客様向けに作成した売上と粗利益の管理表になります。
使い方は簡単！
① 条件シートに、決算月と部門がある場合は部門を入力。
（売上の種類や事業部で分けてもＯＫ！）
② 入力した部門数以外の分析シートを削除。
部門が無い場合は、[分析 ２部門］～[分析 ５部門]を削除
③ 売上明細シートに、月々の必要事項を入力していけば、分析表に月々の売上と粗利益が表示されます。こちらを、会計事務所の担当者と共有すれば会計ソフトへの入力内容のチェックにも利用できるので、ファイルのやりとりなどの手間から解放されます。
売上・粗利益 管理表のテンプレート
※ 売上明細の数字は半角で！月の列にも半角数字のみ記載下さい！
資金計画書
起業時は、だいたいの方が事業計画たてます。
また、融資が必要な場合は必ず詳細な事業計画が必要になります。
で、よくお見かけするのが、その計画通りいくと資金回んないですよ・・・ってこと。
売上や仕入、固定費の発生は計画するのですが、その回収サイトや在庫がいくらくらい必要かなど少しややこしいですよね・・・
このシートにPL（売上や仕入）の情報を項目別に入力頂ければ資金がどのように動くかが分かります！
資金計画については、起業後ではなく起業前に必要ですね！
立替経費精算書
起業後に、毎日の現金取引を全て、現金出納帳などの帳簿に記載し残高を合わせる暇がある企業は少ないと思います。ただ、会社で現金取引があれば出納帳の記載は絶対です。
なので、いっそ会社の現金取引をゼロにしてしまえば、毎日の記帳時間や残高合わせの時間がなくなり、営業や戦略に時間を使うことが出来ます。
そんなの無理！ではなく、カードや自動引落、振込み（これはインターネットバンキングを活用するのがオススメ）を出来る限り活用して、それでも現金で支払わなければならないものについては、社長自身が立替えて支払って、月に一度 精算書を作成して、合計額を法人口座から個人口座に移動させれば会社の現金をゼロにすることができます。
※ 領収証のない取引などが抜けることが、若干発生する可能性はありますが、起業後すぐは時間があまりないので割り切ることも重要やと思います。
立替経費精算書のテンプレート
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Googleフォームむっちゃ便利なんですが、外部向けのサイトで活用してる場合、「アドワーズのコンバージョンタグを入れたい！」「フォーム送信内容毎の検索ワードが知りたい！」「参照元が知りたい！」などと思ったことないですか？
KAISEKI．ＩＮ をご利用いただけるとその問題解決できます！（not provided は検索ワード取得できないですが・・・）
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