先日、家庭の電化製品をはじめ「今は本当に便利な世の中になったよね！」という話で盛り上がりました。
経理の作業についても、数年前から十数年前には、文房具店などで購入した様々な帳簿（入出金伝票や現金出納帳、売掛管理帳や得意先元帳などなど）に電卓片手に手書きで大変でした。今ではPCでの計算だけでなく、ネット上に様々な便利なツールやテンプレートが転がっていて本当に便利になりました。
今回は、日々の経理作業の効率化をたくさんの方に共有できれば思い、今までに個別に紹介してきました経理に必要なテンプレート等をまとめてみました。
経理の作業を効率化し、売上に直結する仕事をする時間を増やして起業を軌道に乗せて頂ければ幸いです！
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※スプレッドシートは公開用ですので、ご利用される場合はコピーしてご利用下さい。
立替経費精算書
起業後まず最初に、日々の現金取引についてどのようにしていけばいいのかと悩み、現金出納帳などの帳簿に記載し残高を合わせるという方法にたどりつくことが多いと思います。しかし帳簿を作成し実際の現金残高と帳簿の残高を合わせる暇がある企業は少ないと思います。もちろん現金取引があれば現金出納帳の作成は絶対必要です。
そこで、現金取引をなくす事によって、毎日の帳簿の作成時間と残高確認の時間を減らす方法としてお勧めしたいのが「立替経費精算書」です。どうしても現金で支払わなくてはならないものについては、社長ご自信が立替えで支払っておき、月に一度「立替経費精算書」を作成し、合計金額を預金口座より個人の口座へ振込みする方法です。またこの「立替経費精算書」より財務ソフトに仕訳を入力する作業がありますがこれも読込み等で自動化すればもっと時間短縮に繋がります。
旅費精算フォーム
出張に行った際、交通費などの実費のほか１日あたり〇〇〇〇円など、職階により定額の日当を支払われる会社もあるかと思います。その際、「旅費精算書」を作成し経理（会社）へ提出して精算という流れを、「旅費精算フォーム」とフォームにより転記されたｇｏｏｇｌｅドライブのシートを使い承認及び支払い管理を行うものです。またこれはスマホからでも使えるため、提出する方にとっても帰りの電車の中などで申請ができるのでとっても楽です。
ちなみに、旅費日当を支払う前には「旅費規程」を作成し、職階による単価などを決定する必要がありますのでご注意を！
給与明細
次に、給与を払うときに必要となってくるのが「給与明細」になりますが、これも文房具店で購入してきた「給与明細」に従業員さん全員分を記入していきます。想像しただけでぞっとするくらい面倒な事です。給与ソフトを使うほどでもない時に是非ご活用いただけえばと思います。
ご紹介するのは、給与明細テンプレートは、Ｅｘｃｅｌで作成したもので以下の項目を入力後、印刷してお使いください。
①支給額・・・基本給などを入力します。
②控除額・・・少しわかりにくいですが、
1.健康保険料及び厚生年金保険料は、年金事務所に届け
出ている「標準報酬月額」を「保険料額表」にあてはめ
ると金額がのっています。あてはまったところの折半額
の金額を入力します。
2.雇用保険料は、業種によって保険料率が定まってお
り、『支給総額×保険料率』で出た金額を入力します。
保険料率はこちらをご覧下さい。
3.所得税は、
上記、①の（支給総額から通勤手当など非課税のものを
除いた金額）から1.2.の健康保険・厚生年金・雇用保険
の保険料を控除した金額を「源泉徴収税額表」にあて
はめた税額を入力します。
領収証
「領収証」への記載要件は法律上定められてはいませんが、消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるために必要な記載事項が下記のとおりありますが、通常レシートにも全て記載されている内容です。
- 書類の作成者の氏名及び名称（領収証を発行する側の名前）
- 領収証を発行する日
- 受け取った金銭が何に対してか（商品やサービスの内容）
- 受け取った金額
- 支払者の名前（領収証を受取る方の名前）
「領収証」を頻繁に使う事業者さんは、上記のように事業所名や住所、角印まで印刷された複写式のものをネットで購入する方が手間が省けます。ちなみに、上記のサンプルはアスクルスピードプリントセンターで領収証を依頼するページの領収証サンプルです。（FirstStepのアスクル代理店のサイトのページからもアスクルに登録することができます(*^。^*)）
たまにしか領収証を使わない場合は、こちらのテンプレートをお使いいただいても大丈夫です。
売上・粗利益管理表
月々の売上と粗利益については経営者の皆様ほとんどが常に意識されていることだと思います。そこで使い方が簡単でまたデータ共有もできるためファイルのやり取りなどの手間も省けるテンプレートの紹介です。
使用方法はいたってシンプル
①条件シートに、決算月と部門（事業部・売上の種類別でもＯＫです）がある場合は部門を入力。
②条件シートに入力した部門数以外の分析シートを削除。また部門をまったく使わない場合は分析２部門から分析５部門までを削除して下さい。
③売上明細シートに、月々の必要事項（数字は半角）を入力して行くと、分析表に月々の売上と粗利益が表示されます。
資金計画書
起業時は、ほとんどの経営者の皆様が事業計画をたてられます。また融資が必要な場合は必ず詳細な事業計画が必要になります。
売上や仕入、固定費の発生については計画しやすいですが、その売上の回収サイトや仕入れの支払サイト、在庫がいくら必要かなどになってくるとややこしくなってきますよね。
ここで紹介しています「資金計画書」は、売上・仕入及び固定費の情報を項目別に入力して頂ければ資金繰り部分が自動に入ってきますので、どのように動くかもわかります。
資金計画については起業後ではなく起業前に作成されることをお勧めします。なぜなら売上回収サイトなどに気をとめず、売上は上がっているからと安心していたけど気付いた時には資金がショートする直前だ！ってことになるかもしれません。
そうなると本来営業などに使いたい時間を削って資金繰りのために時間を使わなければならなくなってしまいます。
事前にわかっていて対策を打っておくのとそうでないのでは大きく違ってきますよね。
起業時には、テンプレートだけでなく、経理についての知識やノウハウが足りない方が多いと思います。領収証の整理方法から、給料の支払い時の注意点など、経理体制を構築するためのノウハウサイトもありますので、ご興味ある方はそちらもどうぞ！
http://www.keiri.tv/
おまけ！Keiri.in（記帳の自動化）
最後に、日々の経理業務は最終的に会計ソフトに「日付」「金額」「勘定科目」「取引内容」といったデータ（仕訳）を入力されていると思います。
なんといってもこの作業が一番面倒ですよね。そこで「keiri.in」の活用です。
インターネットバンキングやクレジットカードを利用されている場合、ＣＳＶファイルで明細をダウンロードできます。※1
このＣＳＶファイルは「keiri.in」を使うことで会計ソフトに読込みができるファイル形式に変換でき、会計ソフトに直接読み込ますことができます。
最初は、ＣＳＶファイルを読み込ますことにより、「日付」「金額」「適用」は確実に変換され会計ソフトに読み込ますことにより残高のチェックなどの時間短縮につながります。
相手科目（例えば、電話代などは相手科目が「通信費」などを使っていると思います。）がまずは「諸口勘定」へ読み込まれます。
そこから各勘定科目へ振分する作業となりますが、継続的に発生する取引については「仕訳変換ルール」を設定しておけば相手科目も適用情報から判定し振り分けてくれるようになり、使えば使うほど入力時間がかからなくなりとっても便利で、またインターネットバンキング等より作成したＣＳＶファイルを読み込ませるのでケアレスミスもなくなります。
※1各銀行のネットバンキングのサービスによってはダウンロードできないものもあります。
keiri.in のサイトはこちら
