普段何気なく見ている請求書ですが、起業していざ自分で作成しようとすると様々な疑問が出てきます。
請求書は、売上を回収するために発行する書類であり、事業を行っていく上で非常に大切です。
そこで今回は、初めて請求書を作成される方、また作成したことはあるけど請求書についてあまり詳しくない方に、請求書の詳しい書き方についてご説明します！
＜目 次＞
- 請求書の書式は決まってるの？
- 請求書への記載しないといけない項目は？
- 請求書は何年保管しないといけないの？
- 請求書のPDFファイルでの送付しても大丈夫？
- 請求書には必ず判子を押さないといけない？
- まとめ
1. 請求書の書式は決まってるの？
請求書の書式は、法律などで決まっているわけではありません。
様々な様式の請求書が使用されています。
例えば、文房具店などで販売されている請求書を使う場合もあれば、インターネットで検索してダウンロードした請求書を使ったり、自社でエクセルなどで作成したりする場合もあります。
お客様が見て請求の内容や金額が見やすい請求書を選択することが重要です。
2. 請求書への記載しないといけない項目は？
請求書の記載項目は消費税法の中で規定されています。
消費税法の中で、請求書には下記1～5の項目を記載しなければならないと規定されています。
- 請求書作成者の氏名又は名称（自分）
- 取引した年月日
- 取引の内容
- 取引金額（税込）
- 請求書の交付を受ける事業者の氏名又は名称（相手）
ただ、実際に請求書を発行する場合は上記の項目だけでは不十分です。
少なくとも下記の項目は、請求書の中には記載してください。
- 請求する相手の住所、会社名、電話番号
- 請求書を発行した日
- 請求する自分の住所、会社名、電話番号
- 請求金額（税抜）
- 取引した年月日
- 商品名、数量、単価、商品の金額
- 小計
- 消費税
- 合計金額
- 振込してもらう口座情報（銀行名・支店名・預金の種類・口座番号）
下記、請求書のサンプル画像を請求書書式の参考にして下さい。
その他に記載しておいた方がいい項目
振込手数料について
その他の注意点としては、請求金額から銀行の振込手数料を差し引いて入金してくるお客様も結構います。
振込手数料をお客様に負担していただく場合は、「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願い致します。」と明記しておきましょう。
源泉所得税と復興特別所得税について
このブログを読まれている方に、フリーランスの方もいらっしゃると思いますので、源泉所得税と復興特別所得税についても少しふれさせていただきます。
フリーランス（個人事業）の方に報酬を支払う場合、報酬の内容によって支払う側は、源泉所得税と復興特別所得税という税金を引いて支払わなければなりません。
※源泉所得税と復興特別所得税の詳しい説明は「フリーランスに支払う報酬の源泉徴収まとめ」をご覧ください！
ですので、自分の請求する報酬の内容が源泉所得税と復興特別所得税を引かなければならない報酬である場合は、請求書の中で控除して請求しましょう。
3. 請求書は何年保管しないといけないの？
請求書の保存期間は、会社かフリーランス（個人事業）かで変わってきます。
会社の場合、請求書の保存期間は原則7年になります。
※赤字が出た場合の特例を使う場合などは9年になります。
それに対して、フリーランスの方の請求書の保存期間は5年になります。
かなり長期の保存期間になりますが、税務調査などが入った場合には必ず確認されますので、なくさずに保管しておきましょう。
4. 請求書のPDFファイルでの送付しても大丈夫？
請求書のPDFファイルをメール添付で送っても、もちろん有効です。
メリットとしては、社内での印刷の手間、コスト、検索性がよくなる等、デメリットとしては、担当者のメールアドレスの入手の手間、情報漏洩の危険性等があります。
また、対社外の場合は、一方的に請求書の発行方法を変更する事はできませんので、今後、請求書は、PDFファイルをメール添付する旨のことわりをいれ、お客様の了解を得てから送付するのが良いでしょう。
ただし、税務上は電子で請求書などを残す場合は、タイムスタンプなど一定の要件を満たしていないと認められません。
5.請求書には必ず判子を押さないといけない？
請求書の効力に印鑑の押印の有無は 関係ありません。
請求書への記載事項が完全であれば、請求書への印鑑の押印は無くても法律上はまったく問題はありません。
日本の商慣習では、印鑑の押印が必要な事が多々あります。電子データに押印するために電子印鑑や画像データで問題ない場合もあり、ケースバイケースで対応していく事になります。
6.まとめ
今回は、請求書の書き方について、5つの項目に分けてご説明させていただきました。
請求書は、やった仕事に対しての報酬をお客様に支払ってもらうために送る非常に重要な書類です。
その請求書がいいかげんだと、信用にもかかわってきます。
今回説明させていただいた記載しなければならない項目を必ず記載し、別途「振込手数料の表記」や「源泉所得税に関する表記」についても必要な場合は必ず記載し不備のない請求書を作成してください。
はじめて請求書を書く場合は、記載事項が沢山あり大変だと思いますが、今回の内容が皆様のお役にたてば幸いです。
今回は、本間がブログを担当させていただきました。
